Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Dafter 24 UG (haftungsbeschränkt)

Vertreten durch den Geschäftsführer: Hamza Mortada

Drontheimer Str. 30, 13359 Berlin, Deutschland

Telefon: 030 98377431

E-Mail: info.dafter24@gmail.com

Für Fragen zum Datenschutz und zur Wahrnehmung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter den vorstehenden Kontaktdaten.

Datenschutzbeauftragter

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt, da hierzu keine gesetzliche Verpflichtung besteht, solange die maßgeblichen Schwellenwerte nicht erreicht werden. [falls benannt: Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten]

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der DSGVO, dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und den weiteren einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Soweit wir personenbezogene Daten verarbeiten, stützen wir uns je nach Verarbeitungssituation auf eine der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung der betroffenen Person.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, insbesondere steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, §§ 257 HGB).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Wahrung unserer berechtigten Interessen, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person überwiegen.

Unsere Website und unsere Anwendung werden bei einem externen Hosting-Anbieter betrieben. Der Anbieter verarbeitet die über die Website erhobenen Daten in unserem Auftrag und ausschließlich nach unseren Weisungen.

Hosting-Anbieter: [Hosting-Anbieter].

Die hochgeladenen Dateien werden in einem S3-kompatiblen Objektspeicher abgelegt, der von einem weiteren Anbieter als Auftragsverarbeiter bereitgestellt wird.

Speicher-Anbieter: [Speicher-Anbieter].

Mit beiden Anbietern haben wir einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Bereitstellen unserer Dienste (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Beim Aufruf unserer Website erhebt der Server automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt, und speichert sie in sogenannten Server-Logfiles. Erhoben werden insbesondere:

• IP-Adresse des zugreifenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• die aufgerufene URL bzw. der Name der abgerufenen Datei
• die zuvor besuchte Seite (Referrer-URL)
• der verwendete Browser und das Betriebssystem (User-Agent)

Diese Daten sind für uns technisch erforderlich, um die Website auszuliefern, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Missbrauch abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logdaten werden nach kurzer Zeit gelöscht, soweit sie nicht aus Sicherheitsgründen weiter benötigt werden.

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein. Konkret verwenden wir:

• ein Session-Cookie, das den Anmelde- und Sitzungsstatus während Ihres Besuchs speichert,
• ein Cookie zur Speicherung Ihrer Spracheinstellung (Locale).

Wir verwenden keine Cookies zu Tracking-, Analyse- oder Werbezwecken und binden keine Dienste Dritter zu diesen Zwecken ein. Rechtsgrundlage für die Speicherung technisch notwendiger Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 2 TTDSG, da die Speicherung unbedingt erforderlich ist, um den von Ihnen gewünschten Dienst bereitzustellen.

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten. Über das Kontaktformular erheben wir:

• Ihren Namen
• Ihre E-Mail-Adresse
• Ihre Telefonnummer (optional)
• Ihre Nachricht

Vor dem Absenden bestätigen Sie über eine Einwilligungs-Checkbox, dass Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet werden dürfen. Ihre Nachricht wird an das Postfach unserer Kanzlei zugestellt; der Versand erfolgt über den E-Mail-Dienstleister Resend (Resend, https://resend.com), der als Auftragsverarbeiter für uns tätig ist.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet und gelöscht, sobald sie hierfür nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Über unsere Anwendung (das Dafter-Mandantenportal) verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Erbringung unserer Buchhaltungs- und Lohnabrechnungsleistungen.

Anmeldung

Mandanten und deren Mitarbeitende melden sich passwortlos über einen einmaligen, per E-Mail zugesandten Anmeldecode am Mandantenportal an. Nutzerinnen und Nutzer der Steuerkanzlei melden sich über Google OAuth an.

Verarbeitete Daten

• Stammdaten des Kontos: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firmen- und Anschriftsdaten,
• hochgeladene Buchhaltungsbelege: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge sowie sonstige Dokumente.

Mandanten laden Buchhaltungsbelege hoch, die wir speichern und verarbeiten, um die Buchführung vorzubereiten. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Mandatsverhältnisses bzw. des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Zur Bereitstellung unserer Dienste setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten:

• Google (Google Workspace APIs) – Google Drive zur Ablage und Organisation der Dateien, Google Sheets für die Buchungsliste sowie Google OAuth zur Anmeldung,
• Google Gemini – KI-gestützte Extraktion von Daten aus hochgeladenen Belegen,
• Resend – Versand von System- und Benachrichtigungs-E-Mails,
• der Hosting-Anbieter und der Anbieter des Objektspeichers.

Mit allen Auftragsverarbeitern haben wir Verträge über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Die von Ihnen hochgeladenen Belege werden durch ein KI-System (Google Gemini) analysiert, um strukturierte Buchhaltungsdaten zu extrahieren. Hierzu gehören beispielsweise Beträge, Umsatzsteuer, Datumsangaben und Vertragspartner.

Die Ergebnisse der KI-Verarbeitung unterliegen einer menschlichen Qualitätskontrolle. Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbarer erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Anschließend werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Für Buchhaltungs- und Geschäftsunterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren (§ 147 AO, § 257 HGB). Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die Daten gelöscht.

Ihnen stehen als betroffene Person die folgenden Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).

Soweit wir die Verarbeitung auf Ihre Einwilligung stützen, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Soweit wir Daten auf Grundlage einer Einwilligung oder zur Wahrung berechtigter Interessen verarbeiten, haben Sie das Recht, der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die unter „Verantwortlicher“ genannten Kontaktdaten.

Unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.