Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

• Zugriff nur nach Authentifizierung über Keycloak (E-Mail/Passwort, optional TOTP)
• Rollenmodell (Admin, Steuerberater, Mandant) mit getrennten Oberflächen
• Mandantentrennung: Ressourcen sind an die Kanzlei und den Mandanten gebunden
• Verschlüsselung von Daten in Transit (TLS) und ruhender Objektspeicher bei Hetzner Object Storage

• Regelmäßige Backups der Anwendungsdatenbank und des Objektspeichers
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge (Audit-Log, GoBD-relevante Änderungen)
• Getrennte Umgebungen für Staging und Produktion

Belegextraktion erfolgt entweder über Google Gemini (Auftragsverarbeitung) oder über den selbst betriebenen Extraktions-Gateway. Die Auswahl liegt bei der Kanzlei. Unbekannte Anbieterwerte dürfen nicht stillschweigend an Gemini geroutet werden.

Dateispeicher ist Hetzner Object Storage (EU). Identitätsanbieter ist Keycloak. Es gibt keine Kopplung an Google Drive oder Google Sheets für die Ablage.

Löschfristen folgen den steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten und der Weisung des Verantwortlichen. Zugriffe von Unterauftragsverarbeitern sind vertraglich und technisch auf das notwendige Maß beschränkt.